Frances Wright,
In elke bedryf regoor die wêreld besef suksesvolle maatskappye die waarde van sakeprosesse en die stelsels wat dit moet ondersteun.
Die fout wat baie maatskappy egter maak, is om te dink hulle kan vir altyd agteroor sit sodra hul stelsels en prosesse vir die eerste keer in werking gestel is. Baie aspekte behoort op ’n deurlopende basis hersien te word om deurentyd by die voordele van sulke stelsels te baat.
’n Organisasie se sakeprosesse word ontwikkel deur die ses belangrikste aspekte binne enige maatskappy in ag te neem, naamlik mense-hulpbronne, kwaliteitskontrole, die verskaffingsketting, finansies, inligtingstegnologie en produksie.
In elkeen van hierdie areas behoort die maatskappy ’n oudit te doen om uit te vind watter prosesse elke keer 100%-akkuraat moet verloop vir die maatskappy om suksesvol te wees.
In die mensehulpbronnedepartement, byvoorbeeld, behoort die maatskappy ’n sjabloon te hê vir aanstellingsbriewe, vertroulikheidsooreenkomste en dissiplinêre kodes.
Sodra hierdie prosesse uitgespel is en deur ’n stelsel ondersteun word, sal die basiese werksaamhede van die maatskappy steeds voortgaan terwyl die personeel op ander waarde-toegevoegde take fokus. Om prosesse te dokumenteer, is voorts noodsaaklik om operasionele effektiwiteit te behou. Een van die probleme wat elke maatskappy mee te doen het, is dat spesifieke prosesse net in die geheue van ’n werknemer gestoor word; wanneer dié persoon aanbeweeg kan die maatskappy in die moeilikheid beland.
Die dokumentasie van prosesse hou nóg ’n voordeel in, in die sin dat dit bloot deur ander afdelings of takke nagedoen kan word, sou die maatskappy uitbrei.
Natuurlik behoort die menslike faktor te alle tye ingereken te word. Dit beteken dat daar nie van personeel verwag kan word om bloot enige stelsel te volg wat aan hulle voorgehou word nie; hulle moet weet hoekom sekere dinge op ’n sekere manier werk en wat verkeerd kan gaan indien ’n kortpad gevat word.
’n Vaartbelynde maatskappy maak staat op die presiese dokumentering van prosesse wat ondersteun word met stelsels en personeel wat die prosesse navolg. Indien sake-eienaars of -bestuurders dit regkry, kán hulle enige tyd van die jaar ’n vakansie neem sonder om te wonder of die maatskappy steeds daar sal wees wanneer hulle terugkom.
Aan die ander kant, indien hulle net leef om die maatskappy aan die gang te hou, het die prosesse en stelsels nie die aandag gekry wat dit verdien nie.
Wright is die uitvoerende hoof van Trinitas Consulting, ’n bedryfskonsultantegroep vir die dienste-sektor.
